¿Cómo controlar horarios, tareas y que sea eficiente para empleado y empresa?
Las empresas ya empezaron a tomar medidas para evitar que el coronavirus se siga propagando. Qué tener en cuenta la hora de teletrabajar
El coronavirus avanza implacable en todo el mundo. En Argentina, la rápida escalada en el número de infectados llevó a la administración de Alberto Fernández a emitir un Decreto de Necesidad y Urgencia que establece la obligatoriedad de la cuarentena para todos aquellos viajeros que provengan de zonas consideradas de riesgo.
Además, se espera que este lunes el Gobierno anuncie medidas para el establecimiento de un teletrabajo generalizado para todas aquellas personas que puedan hacerlo.
Mientras tanto, el ministerio de Trabajo publicó en el Boletín Oficial una resolución por la cual habilita a los empleados que «no posean confirmación médica de haber contraído el coronavirus» a establecer con las patronales «condiciones para realizar tareas» desde los lugares de aislamiento, en el marco de «la buena fe».
La disposición se extiende a toda modalidad contractual y establece que aquellas personas que no contrajeron la enfermedad, pero deban mantener el tiempo prudencial de aislamiento, podrán establecer con su empleador mecanismos para desarrollar sus actividades desde el hogar.
A nivel técnico, toda tarea que se realice en un oficina a través de una PC, también puede ser efectuada desde el hogar, ya que la masificación de soluciones cloud así lo permiten.
Sin embargo no se trata para algunos de un simple cambio de espacio; en muchos casos implica adaptar la llamada «cultura de la empresa» a un nuevo campo de comunicación remota, inédito para la gran mayoría de los trabajadores.
Cómo llevar la experiencia «home office» a buen puerto
Mientras muchas compañías ponen reparos a la hora de encarar un teletrabajo masivo, son cada vez más los dependientes que reclaman por esta vía, en momentos en que el coronavirus avanza impiadoso.
En las últimas horas, varias iniciativas apuntaron a hacer más sencilla esa transición. Microsoft y Google, por caso, liberaron de forma gratuita sus herramientas de comunicación corporativas, Teams y Hangouts Meet, respectivamente, para facilitar el trabajo fuera de las oficinas a todos sus clientes.
La aplicación de Google, en particular, permite gestionar videollamadas de hasta 250 participantes, más que suficiente para cualquier tipo de tarea diaria.
A la hora de la mensajería instantánea -el recursos más utilizado dentro de la oficina- pueden aprovecharse los clásicos grupos de Whatsapp, en el caso de tratarse de pocas personas, o plataformas como Slack, que permiten centralizar todos los mensajes del personal en una sola plataforma, con grupos dedicados para cada área y «salas comunes» para todos los integrantes. La app, incluso, ofrece integración con Office y Google Docs.
Es claro: en un virtual escenario de home office masivo, estos tipos de plataformas serán fundamentales para garantizar el diálogo rápido y efectivo de todo el personal. Por ende, una buena estrategia es comenzar ya mismo a utilizarlas para «aclimatarse» a su dinámica.
Otro punto central es el hardware. En Argentina, Santander acaba de poner a disposición nuevos créditos al 20% anual para promover el teletrabajo. La línea, con montos máximos de $3 millones, apunta a pequeñas y medianas empresas con la idea de que puedan adquirir equipamiento tecnológico para su personal.
Si bien muchas grandes compañías, sobre todo del segmento de la tecnología, brindan a sus empleados bonos especiales para equipar su «oficina hogareña»; no todas están listas para hacerlo. Se trata de un punto sumamente importante, ya que a la hora de teletrabajar deben acceder a las mismas comodidades de la oficina, en especial:
– Una óptima conexión a Internet (el costo puede ser compartido)
– Computadora con los programas y accesos adecuados
– Teléfono celular corporativo o el reintegro de gastos proporcionales
También es crucial capacitar a los líderes de áreas y equipos para que puedan brindar directivas a distancia y cada empleado pueda trabajar a su ritmo habitual. En esa línea, establecer protocolos de comunicación diaria y evaluación de trabajos será fundamental.
Al no haber una supervisión directa, lo mejor es trabajar a partir de objetivos que deben establecerse desde el inicio. Una de las dificultades que arrastra el teletrabajo es el control horario.
Existen opciones rudimentarias como enviar un correo electrónico al inicio y al final de la jornada, llevar a cabo un control del encendido y el apagado de los dispositivos o directamente registrar en una hoja de Excel estos movimientos.
Otro aspecto fundamental del trabajo a distancia es prever la utilización de una VPN para acceder al software de la empresa de forma remota. Este tipo de conexión permite crear una red local sin necesidad de que sus integrantes estén físicamente conectados entre sí (como sí ocurre en las redes locales dentro de una oficina).
Por último, se debe contar con una política escrita clara. Implementar el teletrabajo de forma masiva exige confeccionar un documento escrito, legal y firmado por la empresa y cada empleado. A reglas claras, home office exitoso.
Las empresas avanzan con el home office
Cada vez son más las empresas que se suman al trabajo desde casa. Si bien la mayoría ya lo implementa en modalidad optativa, algunas empezaron a hacerlo de forma obligatoria.
En esta línea, la Confederación Argentina de la Mediana Empresa (CAME) reclama que se avance en la aplicación de «mecanismos de contención» para las empresas ante las inevitables pérdidas producto del parate en la actividad comercial por el coronavirus.
Mientras tanto, muchas compañías se adelantaron a las medidas que el gobierno pueda anunciar este lunes. Navent, dueña de Bumeran, Zona Jobs y Zona Prop, implementó teletrabajo hasta nuevo aviso en Argentina y el resto de sus operaciones en la región.
Tiendanube, la plataforma para crear sitios de eCommerce, también instauró home office de manera obligatoria para todos sus empleados.
«Tenemos la suerte de que nuestro negocio nos permite operar de esta forma sin pérdidas de productividad, en parte por su naturaleza intrínseca, y en parte porque hace muchos años entendimos que posibilitar el trabajo desde casa de forma libre, sin reglas duras, y fomentando la responsabilidad individual, nos trae más ventajas que desventajas», explica iProUP Santiago Sosa, CEO y cofundador de la plataforma.
Alfredo Parody, CFO y Jefe de Recursos Humanos de Surhive, firma tecnológica para el sector deportivo, agrega: «Hemos implementado 100% de home office salvo algún caso puntual que necesite utilizar la oficina para alguna prueba de producto y que requiera de los equipos».
En las últimas semanas, las empresas entendieron que el avance del coronavirus no es un tema que deba ser minimizado. Para muchas, además, puede ser su primera experiencia en la implementación de teletrabajo a mediana y gran escala.
Lorena Amarante, Fundadora de la consultora The Digital Leap, asegura que este complejo escenario tiene, paradójicamente, un lado beneficioso: puede ayudar a impulsar a la transformación digital de las compañías.
«Se acelera un cambio que se venía dando y pondrá a prueba a muchas industrias y compañías. La adaptación ante este escenario no es una opción y ha acelerado en proceso. Es momento de dar el salto a lo digital», revela.
A la espera de lo que pueda decretar el Gobierno de Frente de Todos, las empresas se preparan: el trabajo a distancia tiene su propia dinámica, por lo que habrá que tomar recaudos para que la eficiencia diaria no merme.
Fuente: Iproup
