Por Fernando Arzuaga, CEO y CO Founder de xubio.
¿A qué llamamos estandarización de procesos?
Llamamos estandarización de procesos al procedimiento que tiene por objetivo unificar y crear patrones de funcionamiento dentro de una organización. Consiste en fijar normar claras y precisas para ejecutar las tareas de manera que puedan replicarse sin importar el lugar, el equipo o el sector.
Muchos son reticentes a implementar este tipo de procedimientos para no generar burocracia interna que ralentice las actividades. Sin embargo, en la mayoría de los casos contar con pautas y métodos concretos de trabajo mejora la productividad y reduce lo errores porque se sabe de antemano qué puede suceder y cómo solucionarlo.
¿Para qué sirve estandarizar procesos?
Estandarizar procesos sirve para obtener resultados estables y garantizar calidad sin variaciones en las operaciones y los productos comercializados.
Para que el estándar fijado sea efectivo debe representar la mejor forma de hacer una actividad determinada y también la más fácil y segura. Para alcanzar esto, es necesario comprobar su eficacia, teniendo en cuenta las opiniones de todas las partes involucradas.
La importancia de la estandarización de procesos radica en que permite preservar el conocimiento y la experiencia previa de la organización. Por ello se trata de una ventaja competitiva vital para el negocio.
Además, posibilita medir el desempeño y suministra una base para el diagnóstico y la mejora continua de las operaciones. De esta manera, cada vez que se encuentra una forma más adecuada de hacer las cosas, la norma se modifica y se integra al patrón de funcionamiento de la compañía.
Beneficios de la estandarización de procesos:
– Ahorran tiempo
– Minimizan los errores
– Disminuyen los costos
– Mejoran la productividad
¿Cómo llevar adelante la estandarización de procesos en tu negocio?
Para implementar una estandarización de procesos en tu negocio, es recomendable seguir los siguientes pasos.
Paso 1: identificar los procesos
El primer paso para estandarizar procesos es entender cuáles son los procesos que están vigentes y dividirlos en tareas específicas y medibles.
Este punto es muy importante ya que los procesos son vitales para el desarrollo de cualquier organización y de ellos dependen la rentabilidad y el éxito empresarial.
Paso 2: definí el estándar
Una vez que ya sabés cuáles son los procesos que existen en la compañía, es el momento de establecer el método más adecuado para realizar cada uno de ellos.
En este punto es importante que todos los afectados participen de la estandarización para que puedan aportar sus experiencias y puntos de vista.
De esta forma se podrá eliminar, más fácilmente, todo lo que no sea necesario.
Paso 3: documentar la norma
Una vez acordado el estándar de trabajo es necesario documentarlo. Te recomendamos ser lo más preciso y detallista posible para evitar errores y no dejar nada librado al azar.
Paso 4: capacitar a los empleados
Para que la estandarización sea exitosa es vital que todo el equipo de trabajo esté alineado. Realizá capacitaciones donde participen todos los colaboradores y tratá de hacerlas cortas y concisas para que no haya lugar a dudas.
Paso 5: controlar los resultados
Una vez implementado el estándar, es importante hacer un monitoreo constante de los procesos para controlar su efectividad y su grado de aceptación.
Una forma fácil de hacerlo es a través de indicadores de rentabilidad que midan el desempeño y analicen si los resultados obtenidos son los previstos.
Paso 6: buscá la mejora continua
Por último, seguí analizando cada uno de los procesos en búsqueda de oportunidades de mejora continua.
Recordá que el mercado está en constante movimiento y todas las operaciones requieren de una adaptación periódica para obtener resultados más eficientes.
Herramientas para facilitar la estandarización de procesos
Una forma rápida y sencilla de estandarizar procesos es mediante la utilización de tecnologías digitales. Por ejemplo, los softwares basados en la nube permiten gestionar todo tipo de operaciones corporativas, automatizar tareas, almacenar datos y ejecutar aplicaciones sin la necesidad de grandes inversiones.
Por medio de estos programas es posible acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que agiliza las operaciones y facilita el trabajo en equipo y la gestión del control interno.
Hay algunos sistemas que integran dentro de sus actividades a todo el negocio, como el ERP, mientras que otros son específicos para una determinada área de la empresa.
Xubio, por ejemplo, es una solución de gestión en la nube que ofrece servicios de contabilidad en línea, control del stock de mercaderías, emisión de facturas electrónicas, liquidación de sueldos, envío de presupuestos personalizados, manejo de las cuentas a cobrar, cálculo de los impuestos y reportes de ventas y resultados financieros.
Su utilización simplifica y estandariza los procesos y los hace mucho más eficientes. Además reduce los costos y la carga de trabajo de los empleados.
