Para muchos, definir procesos es una tarea mecánica, aburrida y burocrática.
Definir procesos es, ante todo, hacer visible lo invisible. Esto implica identificar los flujos que vinculan a una persona con otra y a un equipo con otro. En síntesis, definir el modo de operar de la organización.
Visualizar a la organización desde la perspectiva de los procesos que la componen y poder administrarlos tiene consecuencia directa en evitar algunos de estos inconvenientes:
- Dificultad para delegar.
- Reprocesos de trabajo. Ineficiencia.
- Debilitamiento del ambiente de control.
- Solapamiento de funciones y sobrecarga de trabajo.
- Des-focalización del personal.
- Ruidos en la comunicación.
“Hay personas a las que les cuesta delegar y buscan mantener el control en forma permanente. Delegar y controlar no se anulan mutuamente, sino que pueden convivir; el punto es el equilibrio. Si controlar se convierte en la acción que anula lo delegado entonces no hay delegación, pero tampoco hay control, hay intervención, acción que anula tanto la delegación como el control en sí. Por lo tanto, aprender a delegar es aprender a controlar”, explica Diego Slobodianinck, director de aqnitio. “Controlar no es ejecutar una acción, controlar es monitorear, auditar, indagar, verificar, para tomar decisiones, pero controlar no tiene implícito el “hacer la tarea” que se ha delegado. Del mismo modo, “delegar” implica control porque la verificación es parte del acompañamiento, del acompañar al otro, al sistema, a la persona, al equipo, en torno a aquello que se delegó”, agregó el experto.
Frente a esto, es importante visualizar a la organización desde la perspectiva de los procesos que la componen y la configuran en un gran sistema, una telaraña de flujos a través de los cuales circulan documentos, controles, decisiones, materiales, productos, información. Gestión de procesos y enfoque sistémico son dos conceptos que vinculados brindan potentes herramientas para desarrollar mecanismos capaces de facilitar la delegación.
Entonces, ¿qué se puede hacer para delegar y mantener el control de manera efectiva?
- Pensar a la organización como un sistema compuesto por personas que interactúan, deciden, crean, piensan y sienten con el otro, con los otros, a través de canales que las unen en diferentes actividades, canales que constituyen procesos.
- Establecer objetivos, impulsar el ánimo y lanzarse a convertirse en observador -facilitador, invitando al otro a crear con otros y consigo.
- Es importante contratar gente que sepa, quiera y pueda; pero también una organización que los deje hacer.
- Pensar en el ámbito de control como un todo; trabajar para generar esa cultura y no enfocarse en las actividades específicas que llevan a mirar el árbol y perder de vista el bosque (clave para que una organización prospere).
- Definir los procesos de la organización de forma simple y efectiva y que no sea una tarea burocrática. Para hacerlo, hay que desarrollar una cultura de equipo y una visión sistémica ya que cuando esto ocurre el nivel de conciencia pasa de Persona-Actividad a Equipo-Sistema. Esto es importante porque una organización es un entramado de procesos. Gestionarlos invita a visualizarlos, a saber dónde están, cuáles son, cómo son. Ver lo que circula, los canales, por dónde, entre quiénes, cómo. Es la base fundamental para administrar.
Desde el enfoque de aqnitio, es posible pensar en un mapa de 5 dimensiones, a partir de visualizar a la organización como un gran sistema de actividades interrelacionadas (dimensiones de flujos físicos, comerciales y financieros), que son llevadas a cabo por personas (dimensión de personas) permitiendo configurar el ambiente de control deseado (dimensión de ambiente de control).
Este modelo es una representación -como todo modelo- simplificada y relevante de la realidad para comprender las interrelaciones que definen el sistema organización, delinear el camino que potencia la “delegabilidad” en tanto aptitud y capacidad de la organización para delegar, y guiar respecto a las claves a tener en cuenta para pensar un esquema robusto y potenciador en el camino de la delegación.
“La búsqueda de la excelencia en la gestión de las operaciones debe ser abordada de forma integral y sobre bases metodológicas capaces de generar un modelo de administración que trascienda el quehacer del hoy, porque la empresa será tan efectiva como lo sea su forma de gestionar los procesos”, concluyó el experto.
